KPI (anahtar performans göstergesi), en yalın tabirle; performans ölçme ve değerlendirme aracıdır. Bu ölçme ve değerlendirme aracı sayesinde; şirketler ya şahıslar tarafından belirlenen hedeflere ilerleme sürecinde gösterilen performans verimliliği ölçülür. Stratejik hedeflerine ulaşma sürecinde ölçmek, değerlendirmek ve tespit edilen eksiklikler üzerinde aksiyon almak isteyen şirketler, firmalar, markalar ve bireyler tarafından başvurulan performans göstergesidir.
.png)
İdealize edilmiş ve ilgililer adına özgülenmiş anahtar performans göstergesi (KPI) sayesinde ilgili işletmelerin mevcut durumlarına ilişkin performans düzeyleri ve işletmenin hedeflerine ulaşma sürecinde ne durumda olduklarına dair önemli bilgilere ulaşılır. Ölçme ve değerlendirme amacıyla başvurulan KPI; düşük seviyeli KPI ve üst düzey KPI olmak üzere iki ayrımda incelenir. Hangi durumlarda düşük seviyeli KPI, hangi durumlarda üst düzey KPI kullanılacağının ayrımı ise, şu şekilde belirlenir;
Başarılı bir KPI sayesinde oldukça fazla sayıda kazanım elde edilir. Doğru oluşturulmuş bir KPI sayesinde, bilhassa firmalar ve şirketler için çok sayıda önemli faydasından söz edilebilir. Bu nedenle, hazır KPI örnekleri üzerinden ilerlemek yerine, ilgili firma/şirket/proje/görevlendirme için özgülenmiş, amaç doğrultusunda idealize edilerek geliştirilmiş performans ölçüm aracı sayesinde elde edilebilecek başlıca faydalar ve kazanımlar şunlardır:
KPI’yı önemli kılan birçok parametre vardır. Şirket/firma/organizasyonun takım çalışması, kolektif hareket bilinci ve ortak idealler doğrultusunda şirket kültürü oluşması adına son derece önemli yer tutar. Bir işletme için en mühim husus; işletmenin mevcut durumu hakkında net bilgilere ulaşabilmesi ve gerçekçi hedefler belirleyerek bu hedeflere ulaşması sürecinin adım adım değerlendirilmesidir. Esasında KPI’yı önemi kılan en önemli özelliği de bu ölçme ve değerlendirmeyi sağlamasıdır.
KPI’nın önemli bir yer tutmasını neden olan bir başka özelliği; iş süreçlerinin verim ve performans bazlı değerlendirilebilmesi için gereken veriyi sunması ve sonuçlar karşısında hızla aksiyon alarak gereken iyileştirmelerin vakit kaybedilmeden hayata geçirilmesine olanak tanımasıdır. Şirketin çalışma disiplinine veriye dayalı çalışma kültürü kazandırır. Veriye dayalı çalışma kültürü sayesinde şirket operasyonlarının başarıya ulaşma şansı artar.
Bir şirketin başarısı; şirket kapasitesinin, performansının, veriminin ve hedeflere ulaşılabilirliğin ölçülebilmesiyle yakından ilgilidir. Problemlerini, eksik ve aksayan yönlerini bilen, farkında olan ve bu bilinç doğrultusunda hareket eden şirketlerin başarılı olması kuvvetle muhtemeldir. Şirkete özgü geliştirilmiş başarılı bir KPI, şirket başarısı için gereken ölçme ve değerlendirmeyi sağladığı gibi şirketin kısa, orta ve uzun vadeli gerçekçi hedefler belirlemesine de olanak tanır.
Performans ve verimlilik yönetiminin ölçülebilmesi ve değerlendirilebilmesi adına oldukça önemli bir araç olan anahtar performans göstergesi (KPI) için yanıtlanması gereken sorular şunlardır:
Şirketler/işletmeler/firmalar/markalar, kurulurken belirlediği hedeflere ve stratejik amaçlarına ulaşmak için süreci ölçmeli, değerlendirmeli ve elde ettiği sonuçlara göre aksiyon alarak daha sağlıklı ilerlemelidir. Bunun için, kendileri için modellenmiş KPI’ya (anahtar performans göstergesi) ihtiyaç duyarlar. Zira, her bir şirketin farklı stratejik hedefleri olduğu için kullanılacak KPI da farklı olacaktır. Bu noktada, başlıca KPI türlerini sıralamak gerekirse;
KPI örnekleri, sektör ve faaliyet alanlarına göre çok çeşitlidir. Zira, sektörler ve faaliyet alanlarının her biri tarafından ölçümlenmek ve değerlendirilmesi için belirlenen değerler ve karşılaştırılmak istenen unsurlar farklıdır. Dolayısıyla, çok sayıda KPI örneği mevcuttur. KPI’lara en çok başvuran başlıca sektörler ve faaliyet alanları için KPI örneklerine ayrı ayrı değinmek isabetli olacaktır. Bu nedenle; satış, işletme, finansal, proje yönetimi, insan kaynakları, proje yönetimi vs. alanlar için KPI örneklerini ayrı ayrı paylaşmaktayız.
KPI yazma ve geliştirme sürecinde takip edilmesi yararlı birkaç adım mevcuttur. Sektör ve faaliyet alanına uygun en ideal KPI’nın geliştirilebilmesi için dikkat edilmesi gereken adımlar şunlardır:
KPI’nın başarısı; KPI için net, doğru ve gerçekçi bir amaç belirlenmesiyle mümkündür. Bu itibarla, KPI amacının özenle ve dikkatle belirlenmesi en doğru yaklaşım olacaktır.
Şirket personeli, paydaşlar ve çözüm ortakları ile fikir alışverişi yapılmaksızın geliştirilen KPI’ların başarıya ulaşması son derece güçtür. KPI başarısı için müşterek bilinç ve kolektif hareket olması gerekir. Bunun içinse, ilgilerin görüşünün alınması önemlidir.
KPI’ların düzenli aralıklarla kontrol edilmesi, değişen koşullar göz önüne alınarak revize edilmesi, KPI başarısını artıran bir başka faktördür.
Geliştirilen KPI’ların uygulanabilir olmasına dikkat edilmelidir.
Şirketlerin gereksinimleri, sektör koşulları başta olmak üzere pek çok faktörden etkilenir ve değişim gösterir. Şirketin değişen ihtiyaçları doğrultusunda KPI’ların güncellenmesi önemlidir.
KPI geliştirirken belirlenen hedeflerin ulaşılabilir ve gerçekçi hedefler olması, ekibin başarısını doğrudan etki eder. Personelin hedeflere ulaşma konusundaki motivasyonunun ve inancının zinde tutulabilmesi için ulaşılabilir ve gerçekçi hedefler benimsenmesi gerekir.
KPI’lar sabit, statik ve değişmez ilkeler üzerine geliştirilmez. Koşullardaki değişimlere paralel olarak KPI üzerinde revize yapılması, değişen şartlara uyumlu hale getirilmesi için zaman zaman kontrol edilmeli ve KPI başarısı değerlendirilmelidir. Öyle ki, şartlardaki köklü değişiklikler nedeniyle mevcut KPI yerine yeni bir KPI geliştirilmesi dahi gerekebilir.
